Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Billing Solutions, yksityinen elinkeinonharjoittaja (TMI), Y-tunnus 3630322-2, on EVK Pron käyttäjä-, asiakas-, laskutus-, sopimuksen peruuttamis- ja yhteydenottotietojen rekisterinpitäjä. Tietosuoja-asiat ja rekisteröidyn pyynnöt: info@evkpro.fi.

Soveltamisala ja tietosuojaroolit

Seloste koskee verkkosivustoa, ohjelmistoa, asiakkuutta ja neuvontaa. Ohjelmistoon tallennettavien päämiesten ja muiden Asiakkaan aineistossa esiintyvien henkilöiden osalta Asiakas on lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ja Billing Solutions henkilötietojen käsittelijä. Tätä kuvataan tietojenkäsittelysopimuksessa.

Käyttäjä- ja asiakastiedot

• Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite ja mahdolliset organisaatio- ja ammattitiedot.
• Käyttäjätilin tunniste, kirjautumisistunnon ja turvallisuuden kannalta tarpeelliset tekniset tiedot.
• Tilauksen tila, laskutuskausi ja maksuun liittyvät asiakas-, tilaus- ja tapahtumatunnisteet. EVK Pro ei tallenna maksukortin koko numeroa.
• Asiakaspalveluviestit ja muut vapaaehtoisesti annetut tiedot.

Neuvonnan yhteydenottotiedot

• Nimi, sähköposti ja vapaaehtoinen puhelinnumero.
• Toivottu yhteydenottotapa ja kuvaus avun tarpeesta.
• Tietosuojahyväksynnän ajankohta, pyynnön tila ja luontiaika.
• Lomakkeella ei tule lähettää henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita tarpeettomia arkaluonteisia tietoja.

Tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Sopimus: ohjelmiston toimittaminen, tilaus, laskutus, tuki ja sovittu neuvonta.
• Sopimusta edeltävät toimet: neuvontapyyntöön vastaaminen ja tarpeen kartoitus.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito, verotus ja lainmukaiset viranomaispyynnöt.
• Oikeutettu etu: tietoturva, väärinkäytösten estäminen, virheiden selvittäminen ja palvelun kehittäminen.
• Suostumus: käsittely, joka lain mukaan edellyttää suostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa.

Tietojen lähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä tai Asiakkaalta rekisteröitymisen, käytön, maksamisen, neuvontapyynnön ja yhteydenpidon yhteydessä. Maksun ja tilauksen tilatietoja saadaan Stripeltä. Tekniset tiedot syntyvät palvelua käytettäessä.

Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Supabase tarjoaa tunnistautumis-, tietokanta- ja tiedostotallennuspalvelut; Vercel hostingin, palvelintoiminnot ja tekniset lokit; Resend sähköpostien lähettämisen; Stripe tilaus-, maksu- ja laskutuspalvelut. Palveluntarjoajat käsittelevät vain tehtäviensä kannalta tarpeellisia tietoja sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Viranomaiselle tietoja luovutetaan vain lain edellyttäessä.

Kansainväliset siirrot

Resendin, Stripen, Vercelin tai niiden alihankkijoiden käsittelyä voi tapahtua Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirto perustetaan soveltuvasta palveluntarjoajasta riippuen Euroopan komission riittävyyspäätökseen, kuten EU–USA-tietosuojakehykseen, tai komission vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa täydentäviin suojatoimiin. Tiedon sovellettavasta mekanismista tai jäljennöksen suojatoimista saa pyytämällä osoitteesta info@evkpro.fi.

Säilytysajat

Käyttäjätilin ja asiakkaan palveluun tallentama aineisto säilytetään asiakassuhteen ajan. Sopimuksen päättymisen ja asiakkaan poistopyynnön jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan pääsääntöisesti 90 päivän kuluessa, ellei laki, avoin maksusuoritus tai oikeusvaateen turvaaminen edellytä pidempää säilytystä. Varmuuskopioiden tiedot poistuvat normaalin kierron mukaisesti.

Tilaus-, maksu- ja kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Neuvonta- ja peruuttamispyyntöjä säilytetään asian käsittelyn ajan ja sen jälkeen enintään kolme vuotta oikeusvaateiden ja käsittelyn osoittamisen vuoksi, ellei toimeksianto tai laki edellytä pidempää aikaa. Tietoturva- ja teknisiä lokitietoja säilytetään vain tutkimisen, tietoturvan ja väärinkäytösten estämisen kannalta tarpeellinen aika.

Välttämättömät evästeet ja tekniset tunnisteet

EVK Pro käyttää vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä ja teknisiä tunnisteita kirjautumisistunnon, tietoturvan ja maksuprosessin toteuttamiseen. Niitä ei käytetä mainonnan kohdentamiseen. Välttämättömät evästeet eivät edellytä suostumusta, koska palvelu ei toimi turvallisesti ilman niitä.

Tietojen antamisen pakollisuus

Rekisteröitymislomakkeen pakolliset tiedot tarvitaan sopimuksen tekemiseen, maksamiseen ja palvelun toimittamiseen. Jos niitä ei anneta, käyttäjätiliä ja tilausta ei voida luoda. Neuvontalomakkeen pakolliset tiedot tarvitaan yhteydenottopyyntöön vastaamiseen. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia tai riippuvat asiakkaan käyttämistä ominaisuuksista.

Rekisteröidyn oikeudet

• Pääsy tietoihin ja virheellisten tietojen oikaisu.
• Tietojen poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen lain edellytysten täyttyessä.
• Oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn vastustaminen.
• Itse toimitettujen tietojen siirtäminen oikeuden edellytysten täyttyessä.
• Suostumuksen peruuttaminen ja valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle. Pyynnöt: info@evkpro.fi. Henkilöllisyys voidaan varmistaa.

Tietoturva ja automaattiset päätökset

Tietoja suojataan salatuilla verkkoyhteyksillä, kirjautumisella, käyttäjäkohtaista omistajuutta valvovilla tietokannan oikeuksilla ja yksityisellä tiedostotallennuksella. Tarkempi kuvaus on tietoturvasivulla. EVK Pro ei tee oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia tuottavia automaattisia päätöksiä.

Muutokset

Selostetta päivitetään palveluiden, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio ja päivityspäivä julkaistaan tällä sivulla.