Tietojenkäsittelysopimus

Asema ja osapuolet

Tämä sopimus on osa Asiakkaan ja Billing Solutionsin välistä EVK Pro -ohjelmistosopimusta. Asiakas on ohjelmistoon tallennettavan aineiston rekisterinpitäjä ja Billing Solutions henkilötietojen käsittelijä. Neuvonnan omia asiakas- ja yhteydenottotietoja Billing Solutions käsittelee rekisterinpitäjänä tietosuojaselosteen mukaisesti.

Käsittelyn kohde, kesto ja tarkoitus

Käsittelyn kohteena on Asiakkaan ohjelmistoon tallentama henkilöaineisto. Käsittely käsittää vastaanottamisen, tallentamisen, järjestämisen, hakemisen, näyttämisen, muuttamisen, raportoinnin, suojaamisen ja poistamisen palvelun tuottamiseksi sopimuksen voimassaolon ajan.

Rekisteröidyt ja tietoryhmät

• Päämiehet, läheiset, edunvalvojat, maksajat, maksunsaajat, sopimusosapuolet ja muut Asiakkaan aineistossa esiintyvät henkilöt.
• Tunniste-, yhteys-, edunvalvonta-, talous-, tulo-, meno-, varallisuus-, sijoitus-, pankki-, lasku- ja asiointitiedot sekä asiakirjojen sisältö.
• Aineisto voi sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä tai muita salassa pidettäviä tietoja. Asiakas vastaa niiden lainmukaisuudesta ja tarpeellisuudesta.

Ohjeet ja vastuut

Billing Solutions käsittelee tietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden, sopimuksen ja ohjelmiston käyttötarkoituksen mukaisesti, myös henkilötietojen kansainvälisissä siirroissa, ellei laki edellytä muuta. Tällaisesta lakisääteisestä vaatimuksesta ilmoitetaan Asiakkaalle etukäteen, jollei laki kiellä ilmoittamista. Billing Solutions ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä, jos se katsoo ohjeen rikkovan tietosuoja-asetusta tai muuta tietosuojalainsäädäntöä. Asiakas vastaa oikeusperusteesta, informoinnista, tietojen oikeellisuudesta ja käyttäjien toimivallasta.

Luottamuksellisuus ja turvallisuus

Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia. Suojatoimiin kuuluvat salatut verkkoyhteydet, tunnistautuminen, tietokannan rivitason käyttöoikeudet, yksityinen tiedostotallennus ja määräaikaiset tiedostolinkit. Toimia arvioidaan käsittelyn riskiin nähden.

Alikäsittelijät

Asiakas antaa yleisen kirjallisen luvan tarpeellisiin alikäsittelijöihin. Käytössä ovat Supabase (tunnistautuminen, tietokanta ja tiedostot), Vercel (hosting ja palvelintoiminnot), Resend (sähköpostit) ja Stripe (tilaus- ja maksupalvelut). Olennaisesta lisäyksestä tai vaihdosta ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen, jotta Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä.

Alikäsittelijä velvoitetaan kirjallisesti olennaisilta osin samoihin tietosuojavelvoitteisiin. Billing Solutions vastaa Asiakkaalle alikäsittelijän tietosuojavelvoitteiden täyttämisestä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Kansainväliset siirrot

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman lainmukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia. Asiakkaalle annetaan pyynnöstä tieto siirtomekanismista.

Rekisteröityjen pyynnöt

Billing Solutions auttaa Asiakasta kohtuullisin keinoin pyyntöjen toteuttamisessa. Suoraan saapunut Asiakkaan aineistoa koskeva pyyntö ohjataan Asiakkaalle, eikä siihen vastata itsenäisesti ilman Asiakkaan ohjetta, ellei laki edellytä muuta.

Tietoturvaloukkaukset

Billing Solutions ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä tietoonsa tulleesta Asiakkaan tietoja koskevasta loukkauksesta ja antaa saatavilla olevat tiedot tapahtumasta, seurauksista ja korjaavista toimista. Asiakas vastaa rekisterinpitäjän viranomais- ja rekisteröityilmoituksista.

Avustaminen ja tarkastukset

Billing Solutions avustaa käsittelyn luonne ja käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen Asiakasta rekisteröityjen oikeuksia koskevissa pyynnöissä sekä tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaisissa tietoturvaa, tietoturvaloukkauksia, vaikutustenarviointia ja ennakkokuulemista koskevissa velvoitteissa.

Billing Solutions toimittaa kaikki tarpeelliset tiedot 28 artiklan velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi ja mahdollistaa Asiakkaan tai tämän valtuuttaman riippumattoman tarkastajan perustellun, ennalta sovitun tarkastuksen muiden asiakkaiden turvallisuutta ja salassapitoa vaarantamatta.

Palautus ja poistaminen

Sopimuksen päättyessä Billing Solutions poistaa tai palauttaa Asiakkaan valinnan mukaisesti henkilötiedot ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, ellei unionin tai Suomen laki edellytä säilyttämistä. Asiakkaan tulee ilmoittaa valintansa ja ottaa tarvitsemansa raportit talteen ennen käyttöoikeuden päättymistä. Poisto toteutetaan aktiivisista järjestelmistä pääsääntöisesti 90 päivän kuluessa pyynnöstä ja sopimuksen päättymisestä; varmuuskopiot poistuvat normaalin kierron mukaisesti. Pyynnöt: info@evkpro.fi.

Etusija ja yhteydenotot

Henkilötietojen käsittelyä koskevassa ristiriidassa tätä sopimusta sovelletaan ensisijaisesti. Muutoin sovelletaan käyttöehtoja ja Suomen lakia. Yhteyspiste: info@evkpro.fi.